Sau khi sắp xếp đơn vị hành chính, hội trường UBND xã, phường gánh nhiều việc hơn trước. Cùng một phòng phải dùng cho kỳ họp HĐND, tiếp xúc cử tri, giao ban trực tuyến với tỉnh và cả lễ kỷ niệm. Nhiều hội trường đang dùng lại trụ sở cũ, loa thùng hai bên và vài micro không dây. Bài này giúp bạn thiết kế âm thanh hội trường UBND xã theo đúng cách hội trường được sử dụng.
Hệ thống âm thanh hội trường UBND xã phải phục vụ bốn việc: kỳ họp, tiếp xúc cử tri, họp trực tuyến và lễ, văn nghệ. Nên dùng hệ thống hội thảo cho bàn đại biểu, micro không dây cho người dân và loa phủ đều chỗ ngồi.
Hội trường UBND xã khác hội trường thông thường ở đâu?
Hội trường khách sạn hay nhà văn hóa chủ yếu phục vụ một người nói, nhiều người nghe. Âm thanh hội trường xã khó hơn vì có nhiều người cùng phát biểu, cần ghi lại để làm biên bản và thường phải kết nối với điểm cầu tỉnh.
Theo khảo sát của hãng Televic với các hội đồng thành phố, âm thanh kém là khó khăn được nhắc đến nhiều nhất trong phòng họp hội đồng. Phần lớn nguyên nhân nằm ở loại giải pháp được chọn và cách lắp đặt, không hẳn do thiết bị.
Ở Việt Nam còn thêm chuyện trụ sở. Nhiều xã đang nhận nguyên trạng trụ sở cũ rồi cải tạo dần theo tiêu chuẩn, định mức của Nghị định 155/2025/NĐ-CP. Hội trường cũ thường trần cao, tường trơn, nền gạch, nên rất vang.
Một hội trường, 4 kiểu sử dụng
Trước khi chọn thiết bị, hãy liệt kê hội trường thực sự dùng vào việc gì. Mỗi kiểu sử dụng đặt ra yêu cầu âm thanh khác nhau.
| Kiểu sử dụng | Ai nói | Yêu cầu chính | Thiết bị cần có |
|---|---|---|---|
| Kỳ họp HĐND, hội nghị | Chủ tọa, đại biểu ngồi cố định | Điều hành phát biểu, ghi âm sạch | Hệ thống hội thảo có máy chủ tọa, bộ ghi âm |
| Tiếp xúc cử tri, đối thoại | Người dân ở nhiều vị trí trong khán phòng | Chuyền micro nhanh, không hú | 2-4 micro không dây, loa khán phòng chia vùng |
| Họp trực tuyến với tỉnh | Lãnh đạo xã và điểm cầu tỉnh | Không vọng, tỉnh nghe rõ | Bộ xử lý có khử vọng (AEC), một đường âm thanh duy nhất |
| Lễ, văn nghệ, mít tinh | MC, ca sĩ, nhạc nền | Đủ lực, nghe được nhạc | Bàn mixer, loa có dải trầm tốt, hoặc thuê thêm loa khi cần |
Kỳ họp HĐND và hội nghị
Đây là việc quan trọng nhất của hội trường. Chủ tọa cần điều hành ai được phát biểu, đại biểu cần nghe rõ nhau, và thư ký cần bản ghi đủ sạch để hoàn thiện biên bản kỳ họp HĐND xã.
Tiếp xúc cử tri, đối thoại với người dân
Người dân ngồi rải khắp khán phòng và thường cầm micro đứng ngay dưới loa. Đây là lúc dễ hú nhất. Vì vậy cần micro không dây đủ số lượng, và loa ở khu khán phòng phải chỉnh được riêng.
Họp trực tuyến với tỉnh
Khi hội trường làm điểm cầu, mọi nguyên tắc chống vọng đều áp dụng. Phần này đã có bài riêng về âm thanh phòng họp trực tuyến cấp xã.
Lễ, văn nghệ, mít tinh
Lễ kỷ niệm và văn nghệ cần loa phát nhạc đủ lực. Nhưng các buổi này ít hơn nhiều so với họp. Đừng chọn loa theo buổi văn nghệ mỗi năm vài lần rồi khiến hàng chục cuộc họp nghe kém. Khi có sự kiện lớn, có thể thuê thêm loa.
Hệ thống âm thanh hội trường UBND xã gồm những gì?
Một hệ thống âm thanh hội trường cho xã thường gồm năm nhóm thiết bị:
- Hệ thống hội thảo: máy chủ tọa, máy đại biểu và bộ trung tâm.
- Micro không dây: cho người dẫn chương trình và người dân phát biểu.
- Bàn mixer và bộ xử lý tín hiệu (DSP): trộn micro, cân chỉnh âm sắc, chống hú, khử vọng khi họp trực tuyến.
- Ampli và loa hội trường: phát âm thanh cho khán phòng, nên chia vùng.
- Bộ ghi âm: lưu file cuộc họp để làm biên bản.
Nếu hội trường đã có hệ thống âm thanh phường xã gồm cả truyền thanh cơ sở, nên tính trước đường nối hai hệ thống. Khi đó, hội nghị quan trọng có thể phát thẳng ra loa truyền thanh.
Micro: hệ thống hội thảo cho đại biểu, không dây cho người dân
Nhiều hội trường xã chỉ có vài micro không dây chuyền tay. Cách này chậm, lại dễ hú khi người cầm micro đứng gần loa. Với bàn đại biểu ngồi cố định, hệ thống hội thảo phù hợp hơn.
Mỗi đại biểu có một máy hội thảo gồm micro và loa nhỏ tích hợp. Theo Televic, loa đặt ngay trên bàn giúp rút ngắn khoảng cách từ loa đến tai người nghe, nên không cần mở loa khán phòng to cho bàn đại biểu. Micro cũng chỉ mở khi đại biểu bấm nút. Vì vậy tiếng ho, tiếng lật giấy hay nói chuyện riêng không lọt vào bản ghi.
Shure khuyên tắt các micro không dùng khi phòng có từ bốn micro trở lên. Shure cũng cho biết các hệ thống micro tự động thường cho micro của chủ tọa quyền ưu tiên hơn micro khác. Ở kỳ họp, quyền ưu tiên này giúp chủ tọa ngắt lời hoặc điều hành dễ hơn.
Vì sao cần hạn chế số micro mở cùng lúc? Mỗi lần số micro đang mở tăng gấp đôi, hệ thống mất khoảng 3 dB biên an toàn trước khi hú. Hội trường mở cả chục micro cùng lúc gần như chắc chắn sẽ rít.
Bạn có thể tham khảo hệ thống hội thảo Prowave HT-9000, dòng SXA-680, các hệ thống hội thảo TOA, hội thảo Bosch và giải pháp âm thanh phòng họp.
Loa hội trường: phủ đều chỗ ngồi, không phải mở to
Mục tiêu của loa hội trường là để người ngồi cuối phòng nghe rõ như người ngồi đầu phòng, không phải để phát thật to. Trong phòng vang, mở to hơn thường làm tiếng đục hơn, vì phần tiếng vang cũng to lên theo.
Có một chỉ số để đo độ nghe rõ là STI, thang điểm từ 0 đến 1. Theo tiêu chuẩn NFPA 72 của Mỹ dùng cho hệ thống thông báo, STI trung bình từ 0,5 trở lên được coi là đạt. Ở mức này, người nghe hiểu khoảng 93% số câu.
Loa hai bên sân khấu
Đây là cách lắp phổ biến nhất ở xã: hai loa thùng đặt hai bên sân khấu. Cách này ổn với hội trường nhỏ, hàng ghế không quá sâu. Hội trường dài thì hàng đầu bị chói, hàng cuối lại nghe đục. Micro trên sân khấu cũng nằm gần loa nên dễ hú.
Loa cột cho hội trường vang
Loa cột là loa dáng cao, hẹp, gồm nhiều củ loa xếp dọc. Loa cột tập trung âm thanh vào vùng khán giả, ít bắn lên trần và tường, nên hợp với hội trường cũ trần cao, tường trơn. Loa cột cũng gọn, dễ lắp lên tường trong trụ sở cũ.
Loa phân tán và chia vùng
Với hội trường dài, có thể đặt nhiều loa nhỏ dọc hai bên tường hoặc trên trần, mỗi loa phủ một vùng ghế gần nó. Hãng Creation Networks nhận xét lỗi phổ biến nhất ở các phòng họp hội đồng là loa được đặt cho cân đối về hình thức, không theo vùng cần phủ, và nhiều loa chĩa vào tường thay vì vào chỗ ngồi.
Nên chia loa thành ít nhất hai vùng: khu đại biểu và khu khán phòng. Một hồ sơ mời thầu phòng họp hội đồng thành phố ở Mỹ yêu cầu chia nhiều vùng loa để giảm nguy cơ hú. Khi người dân phát biểu ở khu khán phòng, kỹ thuật viên giảm vùng loa gần họ là đủ, không phải giảm cả hệ thống.
Tham khảo thêm các dòng loa hội trường phù hợp cho từng kích thước phòng.
Ghi âm phục vụ biên bản kỳ họp
Bản ghi âm kỳ họp HĐND xã là căn cứ để hoàn thiện biên bản và đối chiếu khi cần. Hồ sơ mời thầu nói trên cũng yêu cầu bộ ghi âm mặc định ghi đúng tín hiệu đang phát trong phòng họp, và lưu được file qua USB hoặc mạng nội bộ.
Nên ghi trực tiếp từ bàn mixer hoặc bộ trung tâm hội thảo, không đặt máy ghi âm cầm tay trên bàn. Hãy đặt tên file theo ngày và nội dung kỳ họp. Mỗi kỳ họp nên sao lưu ít nhất hai nơi.
7 lỗi thường gặp ở hội trường UBND xã
| Lỗi | Hậu quả | Cách khắc phục |
|---|---|---|
| 1. Chỉ dùng micro không dây chuyền tay cho cả kỳ họp | Chậm, dễ hú, không điều hành được phát biểu | Lắp hệ thống hội thảo cho bàn đại biểu |
| 2. Mở nhiều micro cùng lúc | Hú, tiếng ồn tăng, bản ghi lẫn tạp âm | Dùng micro bấm nút phát biểu, hạn chế số micro mở cùng lúc |
| 3. Chọn loa theo buổi văn nghệ | Loa to, nặng trầm nhưng họp nghe đục | Ưu tiên loa cho tiếng nói, thuê thêm loa khi có sự kiện lớn |
| 4. Loa đặt cho cân đối, chĩa vào tường | Hàng cuối nghe đục, phòng vang thêm | Hướng loa vào chỗ ngồi, dùng loa cột hoặc loa phân tán |
| 5. Không chia vùng loa | Người dân phát biểu dưới khán phòng gây hú | Tách vùng đại biểu và vùng khán phòng |
| 6. Không có bộ ghi âm riêng | Bản ghi nhỏ, rè, khó làm biên bản | Ghi trực tiếp từ mixer hoặc bộ trung tâm hội thảo |
| 7. Bỏ qua xử lý âm học trụ sở cũ | Thiết bị tốt vẫn nghe không rõ | Thêm rèm, thảm, tấm tiêu âm ở tường sau |
Nâng cấp hội trường trụ sở cũ theo 3 bước
Không phải xã nào cũng có ngân sách làm mới toàn bộ. Có thể nâng cấp dần theo thứ tự sau:
- Bước 1, khắc phục âm học và cách đặt loa: treo rèm, xoay loa vào chỗ ngồi, chia vùng loa. Chi phí thấp nhưng thường cải thiện rõ.
- Bước 2, thay micro đại biểu: chuyển từ micro chuyền tay sang hệ thống hội thảo, thêm bộ ghi âm.
- Bước 3, hoàn thiện kết nối: thêm DSP có khử vọng để làm điểm cầu trực tuyến, nối với hệ thống truyền thanh nếu cần.
Ở bước 3, phần hình ảnh cũng cần tính cùng. Bạn có thể xem thêm bài camera họp trực tuyến.
Câu hỏi thường gặp
Hội trường xã khoảng 100 chỗ cần bao nhiêu máy hội thảo?
Số máy tính theo số chỗ ngồi ở bàn đại biểu và bàn chủ tọa, không theo sức chứa hội trường. Có thể dùng một máy cho hai người nếu ngân sách hạn chế.
Có dùng chung loa hội trường cho văn nghệ được không?
Được, với các buổi nhỏ. Sự kiện lớn ngoài trời hoặc cần nhạc mạnh thì nên thuê thêm loa thay vì đầu tư loa lớn cố định.
Hệ thống hội thảo có dây hay không dây tốt hơn?
Bàn đại biểu cố định nên dùng loại có dây vì ổn định và không lo pin. Loại không dây hợp với hội trường hay phải sắp xếp lại bàn ghế.
Thiết bị cũ có tận dụng được không?
Ampli, loa và micro không dây còn tốt vẫn dùng tiếp được nếu đấu đúng vào hệ thống mới. Nên khảo sát và chạy thử trước khi quyết định thay.
Bao lâu nên bảo trì hệ thống âm thanh hội trường một lần?
Nên kiểm tra định kỳ, ít nhất trước mỗi kỳ họp HĐND. Cần chú ý pin micro không dây, đầu cắm và file ghi âm. Xem thêm cách bảo trì micro hội nghị đúng chuẩn.
Tư vấn âm thanh hội trường UBND xã tại Prowave
Prowave tư vấn hệ thống âm thanh hội trường cho UBND xã, phường theo đúng cách hội trường được dùng: kỳ họp HĐND, tiếp xúc cử tri, họp trực tuyến với tỉnh và lễ, văn nghệ. Với trụ sở cũ, Prowave có thể lên phương án nâng cấp theo từng bước để xã không phải làm đi làm lại.
- Khảo sát hội trường thực tế: kích thước, độ vang, vị trí bàn đại biểu và khu khán phòng.
- Tư vấn hệ thống hội thảo cho bàn đại biểu như Prowave HT-9000, kèm micro không dây ATS cho người dân phát biểu.
- Bố trí loa và chia vùng loa, phối hợp bộ xử lý chống hú để hạn chế hú khi tiếp xúc cử tri.
- Lắp đặt, cân chỉnh, thiết lập ghi âm phục vụ biên bản và hướng dẫn cán bộ vận hành.
- Báo giá theo từng giai đoạn nâng cấp, tham khảo thêm các dự án tiêu biểu đã thực hiện cho cơ quan nhà nước.
Liên hệ Prowave
Website: vapa.org.vn
Hotline: 0946496278
Gọi ngay để được tư vấn và báo giá hệ thống âm thanh hội trường cho UBND xã, phường của bạn.
