Hệ thống hội thảo HĐND và cơ quan Đảng phải đáp ứng những yêu cầu mà phòng họp doanh nghiệp không có. Thứ tự phát biểu phải theo điều hành của chủ tọa. Thời gian chất vấn cần được giới hạn công bằng giữa các đại biểu. Nội dung cuộc họp phải ghi lại đầy đủ để lập biên bản. Nhiều phiên còn cần camera bám theo người phát biểu để truyền hình trực tiếp hoặc kết nối các điểm cầu.
Bài viết này phân tích những yêu cầu đặc thù đó, rồi gợi ý cấu hình hệ thống hội thảo Prowave cho từng loại phòng: từ phòng họp Thường trực đến hội trường kỳ họp. Nội dung được tổng hợp từ kinh nghiệm khảo sát và thi công của đội kỹ thuật Thế Giới Âm Thanh Số.
Hệ thống hội thảo HĐND, Đảng ủy cần đáp ứng những gì
Điều đầu tiên là quyền điều hành của chủ tọa. Ở kỳ họp HĐND hay hội nghị Đảng bộ, đại biểu phát biểu theo đăng ký và theo sự cho phép của chủ tọa. Micro chủ tọa phải có quyền ưu tiên. Khi cần lấy lại trật tự phiên họp, chủ tọa chỉ cần một thao tác là tắt toàn bộ micro đại biểu đang mở.
Điều thứ hai là kiểm soát số người nói cùng lúc và thời gian phát biểu. Phiên thảo luận, chất vấn thường có nhiều đại biểu muốn phát biểu. Hệ thống cần giới hạn số micro mở đồng thời để tiếng không bị chồng chéo. Tốt hơn nữa là đặt được thời lượng cho mỗi lượt phát biểu.
Điều thứ ba là lưu trữ. Biên bản kỳ họp, ý kiến chất vấn và trả lời chất vấn đều cần đối chiếu được về sau. Ghi âm trực tiếp từ bộ điều khiển trung tâm cho file sạch, không lẫn tiếng vang hội trường như khi đặt máy ghi âm giữa phòng.
Điều thứ tư là khả năng kết nối hình ảnh. Nhiều HĐND đã truyền hình trực tiếp kỳ họp. Các cơ quan Đảng cũng họp trực tuyến thường xuyên với cấp trên. Hệ thống hội thảo có khả năng điều khiển camera tự động quay về người đang phát biểu sẽ giúp bộ phận kỹ thuật nhẹ việc hơn rất nhiều.
Vì sao nên chọn hệ thống hội thảo Prowave
Khi chọn hệ thống hội thảo HĐND, lợi thế lớn nhất của Prowave nằm ở chỗ Prowave là thương hiệu thiết bị âm thanh của Thế Giới Âm Thanh Số. Lợi thế lớn nhất khi chọn hội thảo Prowave nằm ở chỗ đơn vị cung cấp cũng là đơn vị chịu trách nhiệm về sản phẩm.
Khi cần bảo hành, thay micro đại biểu hay mở rộng thêm vị trí ngồi, cơ quan làm việc trực tiếp với một đầu mối. Không phải chờ qua nhiều tầng nhà phân phối. Với hội trường đang phục vụ kỳ họp, đây là khác biệt rất thực tế: sự cố được xử lý trong ngày thay vì kéo dài cả tuần.
Bên cạnh đó, các dòng hội thảo Prowave có đủ những tính năng mà cơ quan Đảng, HĐND thường cần: micro chủ tọa có quyền ưu tiên, nhiều chế độ điều hành phát biểu, ghi âm và điều khiển camera tự động. Chi phí đầu tư hợp lý hơn so với các hệ thống nhập khẩu cùng quy mô, phù hợp với ngân sách của nhiều Đảng ủy và HĐND cấp xã, phường.
Cấu hình hội thảo Prowave theo từng loại phòng họp
Phòng họp Thường trực, Ban Thường vụ (15–30 người)
Đây là phòng họp giao ban, họp thường kỳ của Thường trực HĐND, Ban Thường vụ Đảng ủy hay các ban chuyên môn. Bàn thường kê hình chữ U hoặc oval. Số đại biểu không nhiều, nhưng ai cũng có thể phát biểu.
Dòng SXA-680 là lựa chọn gọn và kinh tế cho quy mô này. Hệ thống gồm bộ điều khiển trung tâm SXA-680USB, micro chủ tọa SXA-680CN và các micro đại biểu SXA-680DN.
Bộ trung tâm cho phép chọn mở từ 1 đến 5 micro cùng lúc hoặc mở toàn bộ. Nhờ vậy người điều hành kiểm soát được lượt phát biểu và hạn chế hú. Nội dung cuộc họp được ghi trực tiếp vào USB, không cần thêm máy ghi âm rời. Hệ thống hỗ trợ đến 60 micro hoạt động đồng thời và mở rộng được đến 250 micro, nên khi phòng họp được cải tạo lớn hơn vẫn dùng tiếp được thiết bị cũ.
Phòng hội nghị Ban Chấp hành, phiên họp HĐND (30–80 người)
Hội nghị Ban Chấp hành Đảng bộ hay kỳ họp HĐND cấp xã, phường cần quản lý phát biểu chặt hơn, nhất là trong phiên thảo luận và chất vấn. Đây là quy mô phù hợp nhất với hệ thống hội thảo cao cấp HT-9600.
HT-9600 là hệ thống có dây, gồm bộ điều khiển trung tâm HT-9600M, micro chủ tịch HT-9600C và micro đại biểu HT-9600D. Bộ trung tâm kết nối trực tiếp đến 60 micro và mở rộng được đến 250 micro, cho phép tối đa 9 micro phát biểu cùng lúc.
Điểm đáng giá nhất của HT-9600 với cơ quan Đảng, HĐND là bốn chế độ điều hành phát biểu:
- Chế độ tự do: đại biểu bật micro là nói.
- Chế độ giới hạn: chỉ cho phép một số micro mở cùng lúc.
- Chế độ hàng đợi: người đăng ký trước được phát biểu trước.
- Chế độ hẹn giờ: đặt thời lượng cho mỗi đại biểu, từ 30 giây đến 60 phút.
Chế độ hẹn giờ đặc biệt phù hợp với phiên chất vấn, khi mỗi đại biểu chỉ có một khoảng thời gian nhất định để đặt câu hỏi.
Micro chủ tịch có quyền ưu tiên vượt mọi chế độ. Khi bấm nút ưu tiên, các micro đại biểu đang mở tự động tắt kèm tiếng chuông báo, để chủ tọa lấy lại quyền điều hành ngay lập tức. Mỗi micro có màn hình hiển thị thời gian phát biểu và thời gian còn lại, giúp đại biểu tự canh giờ.
HT-9600 hỗ trợ điều khiển camera tự động qua cổng RS-232: camera quay về đúng người đang phát biểu, phục vụ truyền hình trực tiếp hoặc họp trực tuyến. Hệ thống có cổng xuất tín hiệu riêng để kết nối thiết bị ghi âm, cho file ghi chất lượng cao phục vụ lập biên bản.
Hội trường đa năng, phòng họp không đi dây được
Nhiều hội trường cơ quan Đảng, HĐND được xây từ lâu hoặc đã hoàn thiện nội thất, không thể đục sàn đi dây. Cũng có nơi dùng hội trường cho nhiều mục đích, thường xuyên thay đổi cách kê bàn. Với những trường hợp này, hệ thống hội thảo HT-9000 là lựa chọn phù hợp.
Bộ điều khiển trung tâm HT-9000M quản lý đồng thời hơn 100 micro hội thảo. Hệ thống có sẵn mạch chống hú, giảm nhiễu và ổn định tín hiệu ngay trong bộ trung tâm, ghi âm trực tiếp vào USB và điều khiển camera tự động bám theo người nói.
Micro chủ tịch HT-9000C có quyền ưu tiên, còn micro đại biểu HT-9000D chỉ phát biểu được khi bộ trung tâm cho phép. Cách hoạt động này giữ đúng trật tự điều hành của phiên họp.
Micro dùng pin Li-Po, chạy liên tục đến 8 giờ. Với kỳ họp kéo dài cả ngày, nên trang bị bộ sạc pin HT-9000S để sạc trong giờ nghỉ trưa, kèm vài pin dự phòng. Màn hình trên từng micro hiển thị mức pin, nên kỹ thuật viên dễ kiểm tra trước giờ họp.
Bảng so sánh cấu hình hội thảo Prowave
| Hạng mục | Dòng SXA-680 | Dòng HT-9600 | Dòng HT-9000 |
|---|---|---|---|
| Phù hợp | Phòng họp Thường trực, Ban Thường vụ | Phòng hội nghị Ban Chấp hành, kỳ họp HĐND | Hội trường đa năng, phòng không đi dây được |
| Số đại biểu | 60 micro, mở rộng đến 250 | 60 micro, mở rộng đến 250 | Hơn 100 micro |
| Điều hành phát biểu | Chọn mở 1–5 micro hoặc toàn bộ | 4 chế độ: tự do, giới hạn, hàng đợi, hẹn giờ | Chủ tọa ưu tiên, đại biểu nói khi được cho phép |
| Ghi âm | Ghi trực tiếp vào USB | Cổng xuất tín hiệu cho thiết bị ghi âm | Ghi trực tiếp vào USB |
| Camera tự động | Không | Có, qua RS-232 | Có |
| Lắp đặt | Có dây | Có dây | Dùng pin, không đi dây xuống từng vị trí |
Hệ thống loa đi kèm cho hội trường
Hệ thống hội thảo chỉ giải quyết phần micro và điều hành. Để mọi người trong hội trường nghe rõ, phần loa cũng cần thiết kế đúng. Tùy kết cấu trần và quy mô phòng, có thể dùng loa âm trần, loa hộp treo tường hoặc kết hợp cả hai.
Loa âm trần phù hợp với phòng có trần thạch cao hoặc trần thả, chiều cao trần khoảng 2,7 đến 3,5 mét. Loa nằm gọn trên trần, giữ được thẩm mỹ cho phòng họp, và phủ âm đều xuống từng vị trí ngồi. Phòng họp Thường trực thường chỉ cần 4 đến 8 loa âm trần chia đều theo phòng, kết hợp một amply liền mixer.
Loa hộp treo tường là lựa chọn phù hợp khi hội trường có trần bê tông, trần quá cao hoặc đã hoàn thiện nội thất, không thể khoét trần lắp loa. Đây cũng là tình trạng của nhiều hội trường cơ quan Đảng, HĐND được xây từ lâu. Loa hộp nên treo ở hai bên tường, nghiêng chếch xuống khu ghế ngồi và đặt lùi về phía sau so với bàn chủ tọa. Cách đặt này giúp micro không thu ngược tiếng loa, giảm hú. Loa hộp còn có ưu điểm đẩy âm đi xa hơn loa âm trần, phù hợp với hội trường sâu.
Phòng hội nghị và hội trường lớn nên chia vùng loa. Khu bàn đại biểu dùng loa âm trần hoặc loa hộp công suất nhỏ để nghe rõ mà không lấn tiếng micro. Khu dự thính phía sau dùng loa hội trường dạng loa hộp hoặc loa cột treo tường để đưa âm thanh đến cuối phòng. Amply có chia vùng giúp chỉnh âm lượng riêng cho từng khu. Nhờ vậy người ngồi cuối hội trường nghe rõ mà không phải tăng âm lượng toàn phòng, và khu bàn đại biểu ít bị hú hơn.
Với hội trường lớn, nên bổ sung bộ chống hú giữa hệ thống hội thảo và amply. Thêm một bàn mixer để xuất tín hiệu riêng cho truyền hình và ghi hình.
Lưu ý khi lập dự toán và mua sắm
Thiết bị hội thảo cho cơ quan Nhà nước thường được mua sắm theo quy trình đấu thầu hoặc chỉ định thầu. Ngay từ khâu khảo sát, nên chuẩn bị bốn nội dung sau.
Thứ nhất là yêu cầu kỹ thuật nêu đủ tính năng cần thiết: số đại biểu, quyền ưu tiên chủ tọa, chế độ điều hành phát biểu, ghi âm, điều khiển camera. Thứ hai là tài liệu kỹ thuật của hãng, chứng từ xuất xứ và chất lượng, cùng cam kết bảo hành rõ ràng. Thứ ba là phương án dự phòng: thêm vài micro đại biểu, bộ nguồn hoặc pin để thay ngay khi có sự cố trong kỳ họp. Thứ tư là đào tạo vận hành cho cán bộ văn phòng, vì người điều khiển hệ thống trong kỳ họp thường không phải kỹ thuật viên chuyên nghiệp.
Đội kỹ thuật Thế Giới Âm Thanh Số hỗ trợ khảo sát, đề xuất cấu hình và cung cấp tài liệu kỹ thuật để cơ quan lập dự toán.
Sau khi sắp xếp lại đơn vị hành chính, nhiều Đảng ủy và HĐND xã, phường đang dùng chung hoặc cải tạo lại hội trường cũ. Nếu đơn vị của bạn thuộc trường hợp này, có thể tham khảo thêm bài về hệ thống âm thanh phòng họp UBND xã, phường.
Khi nào cần hệ thống có biểu quyết điện tử
Một số HĐND cấp tỉnh có nhu cầu biểu quyết điện tử, tức đại biểu bấm nút trên máy và kết quả hiển thị ngay lên màn hình. Với nhu cầu này, Thế Giới Âm Thanh Số cung cấp thêm các hệ thống chuyên dụng như Bosch Dicentis và Televic, có máy đại biểu tích hợp nút biểu quyết và phần mềm quản lý phiên họp.
Với phần lớn phòng họp Thường trực, hội nghị Ban Chấp hành và kỳ họp HĐND cấp xã, phường, nơi biểu quyết vẫn bằng hình thức giơ tay hoặc bỏ phiếu, hội thảo Prowave đã đáp ứng đầy đủ nhu cầu với chi phí hợp lý hơn nhiều.
Kết luận
Hệ thống hội thảo cho cơ quan Đảng và HĐND không chỉ cần nghe rõ. Hệ thống phải giúp chủ tọa điều hành phiên họp, giới hạn thời gian phát biểu, lưu trữ đầy đủ nội dung và kết nối được với truyền hình, họp trực tuyến.
Phòng họp Thường trực phù hợp với dòng SXA-680 gọn và kinh tế. Phòng hội nghị Ban Chấp hành và kỳ họp HĐND nên chọn HT-9600 với bốn chế độ điều hành và camera tự động. Hội trường không đi dây được thì HT-9000 là lời giải linh hoạt.
Xem đầy đủ các dòng hội thảo Prowave tại vapa.org.vn, hoặc gửi kích thước hội trường, số đại biểu và nhu cầu sử dụng qua hotline 0946.496.278. Đội kỹ thuật Thế Giới Âm Thanh Số sẽ khảo sát và đề xuất cấu hình phù hợp.
